e-faktura

Instrukcja obsługi

E-faktura spełnia wymogi Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., co powoduje możliwość dokonywania identycznych operacji podatkowych jak przy fakturze tradycyjnej.  

Aktywacja e-faktury

W celu aktywacji e-faktury należy uzupełnić

Wniosek elektroniczny

 

Po otrzymaniu wypełnionego wniosku elektronicznego na podany adres e-mail przesłana zostanie informacja o możliwości rozpoczęcia korzystania z Portalu Dokumentów.

Portal Dokumentów (eBOK)

e-faktura dostępna jest poprzez Portal Dokumentów  https://efaktura.pkoleasing.pl

Loginem umożliwiającym dostęp do Portalu Dokumentów jest NIP Klienta. Po zalogowaniu dostępne są wszystkie dokumenty wystawione w formie dokumentu elektronicznego.

Każdy dokument pojawiający się na Portalu Dokumentów skutkuje wysłaniem e-mail informującego o tym fakcie na adres podany w zgodzie na wystawianie dokumentów elektronicznych.

Zalety e-faktury:

  • Ekologia – pozwala na oszczędność papieru, nie wymaga transportu tradycyjnego;
  • Szybkość dostarczenia – dostępna jest w kilkanaście minut po jej wygenerowaniu;
  • Terminowość – dostępna jest kilkanaście dni przed terminem płatności;
  • Bezpieczeństwo – chroniona jest podpisem elektronicznym, możliwa jest do wglądu i wykorzystania jedynie dla osoby posiadającej spersonalizowany login oraz hasło;
  • Wygoda – dostępna z każdego miejsca na świecie;
  • Pewność posiadania – Portal Dokumentów archiwizuje każdy dokument przez najmniej 5 lat;
  • Oszczędność – archiwizacja dokumentów odbywa się w Portalu Dokumentów. 

FAQ

  • Co to jest e-faktura?

  • Kto może skorzystać z e-faktury?

  • Co musi zrobić odbiorca faktury, aby stać się użytkownikiem e-faktury?

  • Gdzie znajdują się e-faktury?

  • Jaki jest termin doręczenia e-faktury?

  • Co jest potrzebne do korzystania z e-faktury?

  • Czy e-faktura jest bezpieczna?

  • Jak księgować e-fakturę?

  • Czy e-faktury są archiwizowane?

  • Jak pobierać e-faktury?

  • Jak zmienić swoje dane (telefon, email itp.)?

  • Jakie dane szczegółowe będą widocznie po kliknięciu przycisku „Szczegóły”?

  • Jak wyszukiwać dokumenty?

  • Co zrobić gdy zapomnę hasła?

  • Jak zmienić hasło?

Regulamin

REGULAMIN KORZYSTANIA Z SERWISU „PORTAL DOKUMENTÓW” PRZEZ KLIENTA FIRMY PKO LEASING ORAZ ZASADY AKCEPTACJI WYSTAWIANIA I UDOSTĘPNIANIA FAKTUR ELEKTRONICZNYCH

1.   WSTĘP

Niniejszy Regulamin określa zasady funkcjonowania Portalu Dokumentów oraz zasady korzystania z jego zasobów, w szczególności prawa i obowiązki Klientów oraz zasady akceptacji wystawiania i udostępniania/przesyłania Faktur Elektronicznych.

2.  SŁOWNIK POJĘĆ

Poniższe terminy mają następujące znaczenie w niniejszym Regulaminie:

  • Archiwum E-Dokumentów – oznacza archiwizowany zbiór dokumentów finansowych danego  Klienta oraz innych dokumentów udostępnionych w Portalu Dokumentów;
  • E-Dokumenty – oznaczają dokumenty elektroniczne dotyczące danego Klienta, w tym Fakturę Elektroniczną i wszelkie inne elektroniczne dokumenty PKOL udostępnione w Portalu Dokumentów;
  • Faktura Elektroniczna - oznacza elektroniczny dokument finansowy, opatrzony podpisem elektronicznym, kwalifikowanym;
  • Faktura - oznacza w szczególności fakturę, notę korygującą, fakturę korygującą, duplikat faktury lub inny rachunek, zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, spełniający wymogi określone w przepisach prawa;
  • PKOL – oznacza PKO Leasing SA lub PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi;
  • Klient - podmiot gospodarczy, który prowadzi współpracę z PKOL, posiadający indywidualne konto internetowe w Portalu Dokumentów;
  • Portal Dokumentów - oznacza platformę dedykowaną dla Klientów PKOL pozwalającą na prezentację E-Dokumentów związanych z obsługą zawartych przez Klientów umów;
  • Podmioty uprawnione do Kontroli – oznacza podmioty władzy publicznej uprawnione do żądania udostępnienia dokumentów i informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowań kontrolnych, w tym postępowania przewidzianego przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa z późn. zm.;
  • Przerwa Techniczna – przerwa w funkcjonowaniu Portalu Dokumentów, pozwalająca na wykonanie prac niezbędnych do naprawy lub konserwacji Portalu Dokumentów;
  • Regulamin - niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Portalu Dokumentów oraz zasady akceptacji wystawiania i udostępniania/przesyłania Faktur Elektronicznych;
  • Usługa – świadczenie, polegające na korzystaniu z Portalu Dokumentów;
  • Usługodawca – oznacza podmiot współpracujący z PKOL w zakresie dostawy i obsługi Portalu Dokumentów

3.   POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Każdy Klient korzystający z usługi udostępniania E-Dokumentów za pośrednictwem Portalu Dokumentów jest zobowiązany do zapoznania się z niniejszym Regulaminem, jego akceptacji i przestrzegania jego postanowień.
  2. Niniejszy Regulamin udostępniany jest za pośrednictwem strony internetowej PKOL znajdującej się pod adresem: www.pkoleasing.pl/efaktura

4.   INFORMACJE TECHNICZNE

  1. Do korzystania z serwisu internetowego Portal Dokumentów niezbędny jest dostęp do Internetu, oraz przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i Cookies. Aplikacja została dostosowana do współpracy z następującymi przeglądarkami: Przeglądarka internetowa (MS Internet Explorer 11.0 lub wyższy, Mozilla Firefox 42.0, Google Chrome 46.0.24).
  2. W celu prawidłowego odczytu E-Dokumentów konieczne jest zainstalowanie programu Adobe Acrobat Reader, którą można pobrać bezpłatnie z następującej lokalizacji: http://get.adobe.com/reader/.
  3. W celu weryfikacji Faktur Elektronicznych poprzez korzystanie z bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2001, nr 130, poz.1450, z późn.zm), można pobrać aplikację dostępną bezpłatnie na stronie Usługodawcy  http://infinite.pl/oferta/infinite-ecm.html w zakładce „E-podpis”.
  4. Warunkiem korzystania z Portalu Dokumentów jest posiadanie aktywnego konta dostępowego do Portalu Dokumentów.
  5. Aby uaktywnić konto dostępowe do Portalu Dokumentów dla trwającej umowy, należy wypełnić Zgodę na wystawianie dokumentów elektronicznych dostępną na stronie internetowej www.pkoleasing.pl/efaktura, a następnie przesłać na adres: PKO  Leasing SA,93-281 Łódź, Al. Marszałka Edwarda Śmigłego-Rydza 20 lub podpisać odpowiednie dokumenty na etapie podpisywania Umowy Leasingu.

 5. OBSŁUGA ORAZ DOSTARCZENIE E-FAKTURY

  1.  Każda wystawiona Faktura Elektroniczna jest udostępniona Klientowi na Portalu Dokumentów. Jednocześnie Klient otrzymuje powiadomienie o nowym dokumencie drogą mailową na adres wskazany w Zgodzie na wystawianie dokumentów elektronicznych.
  2. Za termin doręczenia Klientowi Faktury Elektronicznej uznaje się moment zamieszczenia dokumentu na Portalu Dokumentów.
  3. Za potwierdzenie otrzymania przez Klienta korekty, do faktury wystawionej uprzednio przez PKOL w formie Elektronicznej Faktury, uznaje się moment zamieszczenia dokumentu na Portalu Dokumentów.
  4. Nie wystawia się duplikatów dla Elektronicznych Faktur – Elektroniczna Faktura jest dostępna na Portalu Dokumentów z możliwością wielokrotnego jej pobrania.

 

6.   PORTAL DOKUMENTÓW

  1. Podstawą prawną do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej są przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 r. Nr 54 poz. 535 ze zm.) („Ustawa VAT”).”. W przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, podstawą prawną do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz innych E-Dokumentów będą nowe obowiązujące przepisy.
  2. Klient otrzymuje dostęp do indywidualnego konta na Portalu Dokumentów.
  3. Dostęp do konta jest zabezpieczony indywidualnym loginem oraz hasłem.
  4.  Klient jest odpowiedzialny za utrzymanie hasła w tajemnicy.
  5.  Klient ma możliwość podglądu oraz pobrania Elektronicznych Faktur w ramach   indywidualnego konta na Portalu Dokumentów.
  6. Dostęp do Elektronicznych Faktur jest możliwy w trybie 24/7. PKOL zastrzega jednak, że dostęp może być czasowo ograniczony z przyczyn technicznych.
  7. Elektroniczne Faktury są dostępne na Portalu Dokumentów przez okres 6 lat licząc od końca roku, w którym dana Elektroniczna Faktura została wystawiona. Klient jest odpowiedzialny za pobranie dokumentów i ich przechowywanie oraz udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej przez okres zgodny z przepisami prawa i w zgodzie z Ustawą.
  8. Klient traci dostęp do Portalu Elektronicznych Faktur po zakończeniu okresu udostępniania wszystkich Elektronicznych Faktur dotyczących  tego Klienta.

 6.   POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. PKOL ma prawo swobodnego administrowania Portalem Dokumentów.
  2. PKOL nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przez Klienta postanowień niniejszego Regulaminu.
  3. Klient zobowiązany jest właściwie zabezpieczyć swój login i hasło, aby uniemożliwić dostęp do serwisu internetowego Portal Dokumentów osobom nieuprawnionym.
  4. PKOL zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu.
  5. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 7 grudnia 2015 roku.

 

Pliki do pobrania